Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie firmowe, event, konferencję lub szkolenie jest równie ważne, jak staranne planowanie harmonogramu wydarzenia albo zaproszenie prelegentów. Może stanowić nie lada wyzwanie, zwłaszcza dla początkujących organizatorów. Dlatego zobacz, na co warto zwrócić szczególną uwagę.
Lokalizacja
Jest jednym z najważniejszych czynników przy wyborze miejsca spotkania. Zwróć uwagę na to, jak wygląda dojazd samochodem, pociągiem i autobusem. Jeśli organizujesz międzynarodową konferencję upewnij się, że dany obiekt zlokalizowane jest w pobliżu lotniska.
Sprawdź też liczbę miejsc parkingowych. Zanotuj, co warto zobaczyć przed i po konferencji. Zobacz, czy w pobliżu znajdują się zabytki, restauracje, kawiarnie, bary i inne ciekawe atrakcje turystyczne.
Przestrzeń i układ
Przyjrzyj się dokładnie sali konferencyjnej. Zastanów się, czy pomieści wszystkich zaproszonych gości. Zapytaj właściciela obiektu, jak można ustawić krzesła.
W pewnym sensie zawsze istnieje niewidzialna granica między mówcą a publicznością. Oprócz tego wytyczona jest bariera psychologiczna między gośćmi, szczególnie jeśli nie znają się zbyt dobrze. Na szczęście przemyślana konfiguracja konferencji może zminimalizować wspomniane bariery społeczne. Zachęca uczestników do większego zaangażowania. Odpowiednia sala konferencyjna ułatwia również przyswajanie wiedzy.
Budżet
Jeśli chodzi o wybór miejsca na konferencję, koszt będzie jednym z decydujących czynników. Każdy marzy o znalezieniu idealnej sali w przystępnej cenie. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Dlatego najpierw zastanów się, jakim budżetem dysponujesz. Koniecznie porozmawiaj z właścicielem obiektu. Zapytaj, czy możecie trochę ponegocjować.
Zanim podpiszesz umowę, dokładnie ją przeczytaj. Szukaj ukrytych kosztów, takich jak korzystanie z usług zewnętrznych dostawców, opłaty parkingowe, czy za Wi-Fi. Dzięki temu nic Cię nie zaskoczy.
Usługi audiowizualne/techniczne
Oświetlenie i akustyka są często pomijane przy wyborze sali konferencyjnej. Mają jednak ogromny wpływ na wrażenia delegatów. Oddziałują również na ogólną atmosferę wydarzenia.
Zwróć też uwagę na sprzęt konferencyjny i Wi-Fi. Możesz potrzebować mikrofonów, projektorów, ekranów lub specjalnego oświetlenia. Sprawdź, co wliczone jest w cenę wynajmu sali, a co musisz wynająć samodzielnie. Zapytaj, czy możesz liczyć na wsparcie techniczne podczas wydarzenia. Zobacz, czy obiekt oferuje połączenie Wi-Fi oraz wystarczającą liczbę gniazdek do ładowania telefonów i innych urządzeń mobilnych. Zwróć także uwagę na akustykę. Sprawdź, czy do sali nie dociera hałas z zewnątrz. Jeśli tak, może utrudnić prowadzenie konferencji.
Catering
Niezależnie od tego, czy współpracujesz z zewnętrzną firmą cateringową, czy nie, upewnij się, że w menu są dostępne posiłki wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe.
Zdecyduj, jakie posiłki, przekąski i napoje chcesz zaoferować. Zastanów się też, kiedy chcesz zorganizować przerwy. Dowiedz się, czy istnieje minimalna kwota zamówienia. A jeśli tak, co się stanie, jeśli jej nie przekroczysz?
