W dobie dzisiejszych możliwości technologicznych, większość przedsiębiorstw bazuje już na cyfryzacji. Oprócz wdrażania nowoczesnych systemów służących zwiększeniu efektywności pracy w firmie, właściciele działalności gospodarczych decydują się również wprowadzać zmiany na płaszczyźnie księgowości. Choć zatrudnieni w tym sektorze specjaliści byli od lat przyzwyczajeni do tradycyjnej formy wystawiania faktur, to szybko przekonali się do przejścia w tryb elektronicznej wymiany tych dokumentów handlowych.
Stosowanie e-faktury umożliwia obniżanie kosztów operacyjnych. Dlatego też w krajach wysoko rozwiniętych stała się ona dominującą formą fakturowania. Także w Polsce, e-faktura szybko się upowszechnia, szczególnie po zliberalizowaniu przepisów w zakresie jej stosowania w obiegu gospodarczym. Od 1 stycznia 2013 roku faktury elektroniczne nie muszą już być podpisane ani bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, ani żadnym innym.
Oszczędności to nie jedyna korzyść ze stosowania e-faktur. Wśród zalet fakturowania elektronicznego wielu przedsiębiorców wskazuje szansę poprawy przepływów finansowych. Dokument w postaci elektronicznej w ciągu kilku sekund dociera do odbiorcy, co ma przełożenie na szybszą zapłatę należności. O fakcie doręczenia wiedzą obie strony – nadawca i odbiorca. Kontrahenci nie muszą czekać, aż papierowa faktura zostanie doręczona przez operatora pocztowego, tym samym wystawca faktury eliminuje ryzyko, że jego dokument w ogóle nie trafi do adresata.
Poza tym nadawca e-faktury czuje się bezpieczniej, ponieważ zgodnie z interpretacją prawną organów podatkowych, powiadomienie drogą elektroniczną o odbiorze jego e-faktury przez odbiorcę jest równoznaczne z jej doręczeniem. Również korekta do e-faktury jest także wystawiana w formie elektronicznej. To wszystko zdecydowanie pomaga w usprawnieniu procesów windykacyjnych oraz monitorowaniu należności.
Inną korzyścią jest bezpieczeństwo. Archiwizowanie i zabezpieczanie dostępu do dokumentów elektronicznych jest obarczone mniejszym ryzykiem w porównaniu do archiwizacji i ochrony dokumentów drukowanych.
Czym jest faktura elektroniczna?
Faktura jest podstawowym dokumentem sprzedaży, który zawiera szczegółowe informacje na temat zrealizowanej transakcji. To najpopularniejszy dokument księgujący sprzedaż lub zakup.
Faktura elektroniczna, inaczej e-faktura, jest dokumentem elektronicznym, który posiada wszystkie cechy tradycyjnej faktury w wersji papierowej. Jest ona jednak wystawiana w formie cyfrowej i przekazywana w dowolnym formacie elektronicznym.
Wedle obowiązujących regulacji prawnych, nie będą fakturami elektronicznymi dokumenty, które:
- zostały wystawione w formie elektronicznej, a następnie wydrukowane i przekazane kontrahentowi w papierowej formie,
- zostały wystawione w tradycyjnej formie papierowej, a później zeskanowane i przekazane kontrahentowi w formie elektronicznej.
Najkorzystniejszym formatem dla faktur elektronicznych jest format XML, przechowujący dane, które ułatwiają ich zautomatyzowane przetwarzanie przez systemy informatyczne w firmach, w tym włączanie do programów księgowych. Często spotykanym formatem e-faktur jest również format PDF, który umożliwia ich sprawne przesyłanie i drukowanie.
W świetle obowiązujących przepisów, faktura elektroniczna ma dokładnie tę sama moc prawną, co faktura wystawiona w tradycyjnej formie. Jest ona podstawowym dokumentem księgowym, który potwierdza daną transakcję, określając zarówno podmiot wystawiający fakturę, jak i odbiorcę faktury. Pojęcie e-faktury zostało zdefiniowane w Ustawie o VAT, w art. 2 pkt 31 i 32. Zgodnie z tą regulacją, fakturą może być każdy dokument, który zawiera konkretne, wymagane przez ustawę dane. Niezależnie od tego, czy został sporządzony w formie tradycyjnej, czy elektronicznej.
Zalety faktur elektronicznych
W praktyce e-faktura oznacza oszczędność czasu i pieniędzy. Wystarczy dosłownie kilka kliknięć myszką, aby w pełni gotowy i wypełniony dokument handlowy trafił w sposób elektroniczny do bazy danych klienta bądź partnera biznesowego. Widać tutaj ogromną różnicę pomiędzy tą metodą, a wysyłką dokumentacji w wersji papierowej. Tam niezbędne jest drukowanie, transport kurierem lub pocztą, a także czekanie w niepewności na wiadomość o dostarczeniu potwierdzenia transakcji do odbiorcy. Trzeba również wspomnieć, iż małe ładunki bardzo w czasie przewozu czasem ulegają uszkodzeniu bądź po prostu zostają zapodziane. W przypadku e-faktur dystans nie ma żadnego znaczenia, a odbiorca posiada dokument na swoim komputerze praktycznie od razu.
Faktury elektroniczne w przedsiębiorstwie zapewnią jeszcze więcej korzyści, jeśli staną się częścią rozbudowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EDI). To kompleksowe rozwiązanie, które pozwala zarządzać wszystkimi ważnymi dokumentami w jednym miejscu.
Przechowywanie e-faktur
Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Obecnie przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat.
W tym czasie, fizycznych wersji faktur mogłoby nazbierać się całkiem sporo. Z pewnością zajęłyby one ogrom miejsca w specjalnie wyznaczonych dla nich szafach, co z punktu widzenia przedsiębiorstwa o małej przestrzeni biurowej jest niezwykle uciążliwe. Dlatego też, wprowadzenie elektronicznych faktur i składowanie ich w bazie danych to najlepsze rozwiązanie, pozwalające w razie potrzeby szybko wyszukać dany dokument.
