Aktualnie, samochody służbowe występują w wielu przedsiębiorstwach, w których liczy się dojazd do swoich klientów w celu przeprowadzenia z nimi rozmowy biznesowej, a także w branżach logistyczno-przewozowych. Posiadając auta firmowe musimy liczyć się również z wydatkami pokrywającymi ich utrzymanie.
Wydatków jest sporo, a rosną one wraz z pojawianiem się coraz to większej ilości aut w firmie. Począwszy od opłat regularnych i wymaganych, kończąc na opłatach eksploatacyjnych i mechanicznych w przypadku pojawienia się usterki.
Kwestie prawne – jak zarejestrować samochód
Pamiętajmy, że rozróżniamy trzy możliwości rejestracji pojazdu, będące zależnymi od pełnionych funkcji. Myśląc “auto w firmie” od razu do głowy przychodzi nam leasing. Jest to opcja zdecydowanie najpowszechniejsza, jednak dotyczy ona zakupu pojazdu bezpośrednio dla właściciela działalności. Zajmiemy się natomiast opcją wpisu samochodu jako środka trwałego, przebywającego w firmie. W tym przypadku auto jest wpisane do ewidencji jako część firmy, czyli po prostu jako przyrząd służący do pracy. Z reguły to właśnie na takiej zasadzie oparte są samochody służbowe, którymi poruszają się osoby zatrudnione w danej firmie.
Aby na danej podstawie otrzymać zwroty kosztów paliwa i innych wydatków, musimy spełnić następujące warunki. Samochód musi zostać zakupiony na własną rękę, być własnością podatnika, a także być w pełni sprawnym do jazdy po przebytym przeglądzie. Oprócz tego, przy wpisie do ewidencji zostaje nam jasno nakreślone, że pojazd ten używany ma być tylko i wyłącznie do celów służbowych i działać nim możemy wyłącznie w interesach naszej działalności gospodarczej.
Regularne dbanie o stan
Pamiętajmy, że oddając samochód w ręce pracownika, to nadal my jesteśmy odpowiedzialni za jego stan i eksploatację. Odnośnie części eksploatacyjnych, priorytetem zawsze jest olej. Jego wymiana, wraz z wymianą filtrów olejowych jest konieczna co około 10-20 tysięcy kilometrów i podstawą jest, aby tego przestrzegać. W innym wypadku może skończyć się to źle dla pojazdu, a firma może zostać obarczona stratami. W celu zakupu olejów silnikowych, warto jest skorzystać z usług firm zewnętrznych. Niezawodna w tej kwestii okazuje się być hurtownia olejów Kędzierzyn-Koźle. Dzięki sprawnemu doradztwu szybko uzyskamy informacje odnośnie olejów odpowiednich dla naszych samochodów służbowych, a hurtowe dostawy okażą się być dużo lepsze od standardowego kupowania po butelce.
Kolejnym, bardzo ważnym aspektem są opony, nad których stanem również musimy regularnie czuwać i obserwować ilość bieżnika. W tym wypadku nie chodzi już tylko o trwałość samochodu, lecz także o życie i zdrowie osób zatrudnionych.
Co powinna zawierać ewidencja środków trwałych?
Podstawowymi informacjami, które powinny widnieć na wpisie do ewidencji są data nabycia pojazdu, data jego stworzenia, a także data wprowadzenia do użytku w firmie. Ponadto, do wpisu należy umieścić wszystkie potrzebne informacje odnośnie zakupu danego pojazdu, w tym jego wartość początkową, aktualną oraz dowód nabycia.
